Privacy & Cookie statement Civinc

Versie 12-7-2023 - voor de meest recente versie zie deze link.

1. 1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN (PERSOONS)GEGEVENS?

Civinc is een online discussie-platform van Civinc B.V. (hierna “Civinc”), gevestigd aan Tweede van der Helststraat 89h, 1073 AN Amsterdam. Civinc is actief op het gebied van digitale innovatie.

Wij hechten grote waarde aan jouw privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Daarom is het gebruik van Civinc geheel vrijwillig en verwerken wij jouw gegevens zoveel mogelijk anoniem. We leggen dat hieronder uit.

Op het Civinc platform kun je gesprekken voeren met personen die een andere mening hebben over bepaalde thema’s. Door te reageren op stellingen en vragen koppelen we deelnemers op basis van een verschillend perspectief in één-op-één chats. We noemen de applicatie waarmee we het mogelijk maken om deze gesprekken te voeren hierna “het platform”. Een Civinc sessie organiseren we in samenwerking met een deelnemende organisatie (hierna “klant”) waarmee we het thema bepalen en de stellingen en vragen formuleren. De geaggregeerde stellingnames en de antwoorden op gesloten en open vragen worden in de vorm van een rapport teruggekoppeld aan de klant. Dat geldt ook voor een automatische analyse van de inhoud van chatgesprekken door middel van kunstmatige intelligentie (AI), waarmee inzicht kan worden opgedaan in het sentiment over de besproken onderwerpen onder deelnemers.

Wij vragen jou nooit om je naam en kunnen geen koppeling maken tussen de gegevens die wij verzamelen en gegevens die jou direct kunnen identificeren zoals je naam of contactgegevens. Ook onze klant ontvangt nooit gegevens die direct naar jou te herleiden zijn zoals jouw naam, contactgegevens of de inhoud van chatgesprekken. Ook wij lezen de chatgesprekken niet. Onder kopje 7 lichten wij dit verder toe.

Alle persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en beveiligd in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). Civinc is de verantwoordelijke voor de hieronder genoemde verwerkingen onder de AVG.

2. HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN?

Als je vragen hebt over dit privacy statement dan kun je een e-mail sturen naar hello@civinc.co, of per post naar Civinc, t.a.v. privacy contactpersoon, Tweede van der Helststraat 89h, 1073 AN Amsterdam.

3. VAN WIE VERWERKEN WE PERSOONSGEGEVENS?

We verwerken de persoonsgegevens van personen die gebruik maken van het platform Civinc en personen die contact met ons zoeken via e-mail of social media. Wij slaan geen persoonsgegevens op, maar we verwerken deze uitsluitend om het platform te laten functioneren. We slaan alleen gegevens op die niet direct naar jou herleidbaar en dus anoniem zijn, met de uitzondering als de gebruiker er zelf voor kiest om deze gegevens kenbaar te maken (bijvoorbeeld in de chat of in een formulier).

4                   WHAT DATA DO WE PROCESS?

Hieronder staat een overzicht van de categorieën gegevens die we verwerken:

5. HOE KOMEN WE AAN JE PERSOONSGEGEVENS?

Een deel van de gegevens ontvangen we omdat je die aan ons opgeeft wanneer je van het platform gebruik maakt. Een ander deel van je gegevens ontvangen we omdat je met ons communiceert.

Als je Civinc volgt op sociale media of op sociale media communiceert met of over Civinc, krijgen wij mogelijk toegang tot een deel van je openbare profielgegevens. Als je informatie over Civinc deelt via sociale media kunnen je gegevens zichtbaar worden via die sociale media. Civinc volgt zelf ook sociale media kanalen en kan op die manier toegang krijgen tot gegevens op sociale media over jou.

Sommige gegevens worden verzameld met behulp van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij een bezoek aan onze website op je computer, smartphone of ander apparaat worden opgeslagen. Cookies helpen ons bij het laten functioneren en analyseren van de website. Cookies kunnen gegevens van je vorige bezoek aan onze website onthouden zodat de site beter werkt en voor jou relevantere informatie toont.

Een volledig overzicht van de cookies die wij gebruiken vind je in de Bijlage. We maken uitsluitend gebruik van de analytische cookies van Google Analytics. Die cookies hebben we privacy-vriendelijk ingesteld, in overeenstemming met de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. VOOR WELKE DOELEINDEN VERZAMELEN WE JE GEGEVENS EN OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG?

7. ANONIMISERING EN TERUGKOPPELING

Wat weten wij van jou?

Wij verwerken jouw gegevens om te kunnen analyseren wat er binnen de organisatie van de klant leeft – welk sentiment er heerst over bepaalde thema’s. Als hiervoor toegelicht verwerken wij met name: 1) de stellingnames van gebruikers en de reacties op gesloten en open vragen en 2) de inhoud van de chatgesprekken. Deze gegevens worden slechts gekoppeld aan een willekeurige reeks getallen en cijfers (bijvoorbeeld SDFJ8234SEDh2489). Wij koppelen de gegevens niet aan een naam, e-mailadres, telefoonnummer of ander gegeven dat direct aan jou gekoppeld is. Wij kunnen deze koppeling ook niet maken.

Het is mogelijk om in de open tekstvelden en in het gesprek gegevens te verstrekken die jou zouden kunnen identificeren. We raden af om dergelijke gegevens te verstrekken. Ook als je dit wel doet: de chatgesprekken lezen wij niet en delen wij ook niet met de klant. De stellingnames van gebruikers en de reacties op gesloten en open vragen delen wij echter wel met de klant. Deze gegevens zeggen maar heel beperkt iets over de gebruiker en worden per stellingname of vraag gegroepeerd.

Hoe analyseren wij jouw gegevens?

De inhoud van de chatgesprekken kan gedeeld worden met OpenAI, een bedrijf dat kunstmatige intelligentie (AI) software levert op het gebied van taaltechnologie. Met gebruik van OpenAI kunnen wij zonder de teksten zelf te lezen (laten) analyseren welk sentiment ervanuit gaat. Hierbij zijn de relevante gespreksdelen losgekoppeld van de bredere context waarin de sessie plaatsvindt. OpenAI ontvangt dus niet complete aan elkaar gekoppelde gesprekken.

Als wij gebruikmaken van deze technologie, dan vermelden we dit aan het begin van jouw sessie. De inhoud van de gesprekken zal nooit gebruikt worden om de taaltechnologie van OpenAI te trainen en/of voor andere doeleinden gebruikt worden dan de doeleinden die zijn beschreven in dit document.

De stellingnames van gebruikers en de reacties op gesloten en open vragen analyseren wij zelf. Wij doen dit onder meer om ons beeld van het sentiment over bepaalde onderwerpen te versterken en te controleren.   

Welke gegevens delen wij met de klant?

Jouw gegevens worden slechts op geaggregeerd niveau gebruikt om een rapport van algemene strekking te maken zodat de klant een sentiment krijgt van wat er binnen haar organisatie leeft en welke houding er is over een bepaald thema. Dit maken wij ook inzichtelijk via een dashboard. De klant krijgt in de rapportage ook de stellingnames van gebruikers en de reacties op gesloten en open vragen. Deze gegevens zeggen maar heel beperkt iets over de gebruiker en worden per stellingname of vraag gegroepeerd. De klant krijgt verder nooit nooit de inhoud van de chatgesprekken. De klant weet ook niet welke personen binnen haar organisatie gebruik hebben gemaakt van ons platform.

Welke gegevens bewaren wij?

De inhoud van de chatsessie is alleen bestemd voor de betreffende gesprekspartners en wissen we permanent binnen 48 uur nadat het gesprek is afgelopen. OpenAI hanteert eigen bewaartermijnen, waar wij geen invloed op hebben.

De stellingnames van gebruikers en de reacties op gesloten en open vragen bewaren wij langer. Deze gegevens helpen ons om onze analyses te controleren en dienst te verbeteren.

Wij beschrijven de bewaartermijnen hieronder uitgebreider.

8. AAN WIE VERSTREKKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

We delen jouw antwoord op de stelling(en) en eventuele andere informatie die je hebt opgegeven (zoals groep) met je gesprekspartner voordat de chatsessie begint.

Daarnaast kunnen we gebruikmaken van de diensten van derden om jouw gegevens te verwerken in overeenstemming met dit privacy- en cookiestatement. Met derde partijen die als verwerker voor ons optreden hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten waarin onder meer is opgenomen dat zij gegevens uitsluitend in onze opdracht zullen verwerken.

9. GEVEN WIJ PERSOONSGEGEVENS DOOR NAAR ANDERE LANDEN?

We kunnen gebruikmaken van diensten van derden om jouw gegevens te verwerken in overeenstemming met dit privacy- en cookiestatement. Deze partijen kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Jouw persoonsgegevens zullen alleen door ons of door ingeschakelde derden worden opgeslagen of verwerkt buiten de EER indien dat in overeenstemming is met de geldende regelgeving voor het doorgeven van persoonsgegevens naar landen buiten de EER. Dit betekent dat wij jouw persoonsgegevens slechts zullen doorgeven naar landen buiten de EER indien de Europese Commissie heeft besloten dat het betreffende derde land een passend beschermingsniveau waarborgt, dan wel indien andere passende waarborgen worden geboden. Nadere informatie en/of een kopie van de in dit kader gesloten overeenkomst kun je verkrijgen door een e-mail te sturen naar hello@civinc.co.

10. HOE LANG BEWAREN WE JE GEGEVENS?

Je gegevens worden niet langer bewaard dan dat we deze nodig hebben voor de doelen waarvoor ze worden verzameld of verwerkt. Civinc hanteert de volgende bewaartermijnen, afhankelijk van het doeleinde en de categorie gegevens:

- De inhoud van de chatsessies slaan we tijdelijk op met een identifier. De chat waarin je actief bent wordt tijdelijk versleuteld op de server opgeslagen. Zo kunnen we je chat herstellen als je bijvoorbeeld (per ongeluk) de pagina ververst. Alle gesprekken (chat content) worden binnen 48 uur verwijderd.

- De algemene sessie statistieken, stellingnames van gebruikers en de antwoorden op (open en gesloten) vragen bewaren we voor een periode van twee jaar, om inzichten uit relevante rapportages aan de klant te kunnen onderbouwen en relevante analyses (opnieuw) uit te kunnen voeren indien nodig.

- Je IP-adres slaan we niet op.

11. WAT GEBEURT ER IN HET GEVAL VAN OVERDRACHT VAN DE ONDERNEMING?

In de toekomst kunnen één of meer onderdelen of activa van Civinc worden overgedragen aan een derde partij of kan Civinc fuseren met een derde partij. In dat geval kunnen jouw persoonsgegevens aan deze derde worden overgedragen.

12. WAT ZIJN JE RECHTEN?

Je hebt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van jouw gegevens (zie hieronder). Als je hier meer informatie over wil of één van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de onder artikel 2 genoemde contactgegevens. We reageren zo snel mogelijk op jouw verzoek.

● Recht om jouw toestemming in te trekken;

● Recht op inzage;

● Recht op rectificatie;

● Recht op gegevenswissing;

● Recht op beperking van de verwerking;

● Recht op dataportabiliteit;

● Recht van bezwaar tegen verwerking;

● Recht op bezwaar tegen direct marketing;

● Recht op bezwaar en menselijke tussenkomst bij automatische besluiten;

● Recht om een klacht in te dienen. Dit kan bij Civinc via hello@civinc.co of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. WIJZIGINGEN

We kunnen ons privacy- en cookiestatement van tijd tot tijd wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn of in verband met ontwikkelingen in technologie of regelgeving. Indien nodig stellen wij jou daarvan op de hoogte wanneer je het platform gebruikt. Zo nodig vragen wij jouw toestemming voor een gewijzigde of nieuwe verwerking.

BIJLAGE: OVERZICHT COOKIES

Onderstaande tabel toont een overzicht van de cookies die wij gebruiken, inclusief de doeleinden waar ze voor ingezet worden en de derde partijen die daarbij betrokken zijn:

1, Statistieken

Statistische cookies helpen eigenaren van websites begrijpen hoe bezoekers hun website gebruiken, door gegevens te verzamelen en te rapporteren. Waar mogelijk worden de gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.